Betriebsveranstaltungen sind eine gute Gelegenheit für Arbeitgeber, ihren Dank und ihre Wertschätzung an die Belegschaft auszudrücken. Für die optimale Gestaltung in Bezug auf das Steuer- und Sozialversicherungsrecht für alle Beteiligten gelten grundsätzlich folgende Kriterien für eine begünstigte Betriebsveranstaltung:
Zuwendungen von Hoteliers oder Gastronomen an ihre Arbeitnehmer sind grundsätzlich kein steuerpflichtiger Arbeitslohn, wenn diese im ganz überwiegend eigenbetrieblichen Interesse getätigt werden. Dieses ist gegeben, wenn der Arbeitgeber anlässlich von üblichen Betriebsveranstaltungen Aufwendungen tätigt, um den Kontakt der Arbeitnehmer untereinander und damit das Betriebsklima zu fördern. Typische Betriebsveranstaltungen sind danach Weihnachtsfeiern, Betriebsausflüge und Geschäftsjubilarfeiern.
Der Charakter der Betriebsveranstaltung setzt voraus, dass die Teilnahme allen Betriebsangehörigen offensteht. Keines-falls darf die Teilnahme auf einen bestimmten Kreis von Arbeitnehmern beschränkt sein. Ausnahmsweise ist es möglich, dass auch diejenigen Veranstaltungen als Betriebsveranstaltungen anerkannt werden, die nur für einen bestimmten Kreis der Arbeitnehmer von Interesse sind. Hierunter fallen insbesondere Treffen von Pensionären oder Weihnachtsfeiern für Arbeitnehmer mit Kindern. Unproblematisch sind auch Betriebsveranstaltungen, die nur von einer bestimmten Organisationseinheit des Betriebs (z. B. eine Filiale oder Abteilung) durchgeführt werden. Allen Arbeitnehmern dieser Organisationseinheit muss aber die Teilnahme offenstehen.
Nicht zu den begünstigten Betriebsveranstaltungen zählen allerdings Arbeitsessen oder Zusammenkünfte anlässlich der Verabschiedung eines Mitarbeiters.
Der Gesetzgeber knüpft die Steuerfreiheit der Zuwendung an die folgenden Abgrenzungsmerkmale. Zum einen sind Betriebsveranstaltungen als üblich anzusehen, wenn nicht mehr als zwei Veranstaltungen jährlich durchgeführt werden. Ab der dritten Veranstaltung besteht Steuerpflicht. Auch mehrtägige Betriebsveranstaltungen sind begünstigt, diese gelten dann als eine Betriebsveranstaltung.
Die Steuerfreiheit der Zuwendung hängt ferner von der Ausgestaltung der einzelnen Veranstaltung ab. Der Freibetrag pro Arbeitnehmer beträgt 110 EUR je Veranstaltung. Bei der Prüfung des Freibetrages sind alle Aufwendungen des Arbeitgebers einschließlich Umsatzsteuer in die Gesamtkosten einzubeziehen. Hierunter fallen insbesondere Aufwendungen für den äußeren Rahmen, die Gewährung von Speisen und Getränken, von Tabakwaren und Süßigkeiten, die Übernahme der Beförderungskosten, die Überlassung von Eintrittskarten für Museen und Sehenswürdigkeiten sowie kulturelle und sportliche Veranstaltungen, die Übernahme von Übernachtungskosten bei mehrtägigen Betriebsveranstaltungen, vom Arbeitgeber gezahlte Trinkgelder und Sachgeschenke.
Etwaige Arbeitnehmerzuzahlungen sind auf die Höhe des im Rahmen der Betriebsveranstaltung zufließenden geldwerten Vorteils anzurechnen.
Die Kosten für Begleitpersonen des Arbeitnehmers (z.B. für den Ehegatten) sind immer dem teilnehmenden Arbeitnehmer zuzurechnen.
In einem jüngsten Urteil des Bundesfinanzhofes vom 29.04.2021 (Az. VI R 31/18) wurde klargestellt, dass es bei der Prüfung der Freibetragsgrenze von 110 EUR pro Arbeitnehmer auf die tatsächlich anwesenden Arbeitnehmer ankommt. Nicht relevant ist die Zahl der ursprünglich angemeldeten Arbeitnehmer. Daher gehen Absagen von Mitarbeitern bei gleichbleibenden Kosten steuerrechtlich zu Lasten der tatsächlich teilnehmenden Mitarbeiter.
Überschreitet der Gesamtbetrag der Zuwendungen, der rechnerisch auf den Arbeitnehmer entfällt, den Freibetrag von 110 EUR, so ist der übersteigende Betrag dem Lohnsteuerabzug zu unterwerfen. Der Arbeitgeber kann in diesem Fall von der Möglichkeit der sogenannten Pauschalierung Gebrauch machen. Der Pauschsteuersatz beträgt dann 25%.
Zu beachten ist weiterhin, dass Geldgeschenke anlässlich einer Betriebsveranstaltung immer lohnsteuerpflichtig sind, auch wenn ihr Wert gering ist.
Die sozialversicherungsrechtliche Beurteilung der Zuwendungen an Arbeitnehmer in Zusammenhang mit Betriebsveranstaltungen richtet sich nach der lohnsteuerlichen Beurteilung. Bei Lohnsteuerfreiheit ist daher auch immer die Sozialversicherungsfreiheit gegeben. Liegen insgesamt lohnsteuerpflichtige Zuwendungen vor und macht der Arbeitgeber von der Möglichkeit der so genannten Pauschalbesteuerung Gebrauch, sind ebenfalls keine Sozialversicherungsbeiträge abzuführen.
Abschließend ist zu empfehlen, dass immer eine Liste mit den teilnehmenden Personen je Betriebsveranstaltung zu erstellen ist und diese als Beleg zum Lohnkonto genommen wird. So lässt sich bei späteren Lohnsteuer-Außenprüfungen die Teilnehmeranzahl nachweisen.
Dipl.-Kaufmann
Norbert Klamt
(Geschäftsführer,
Wirtschaftsprüfer,
Steuerberater)
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